So reichen Sie Ihre Krankmeldung ein

Ab dem ersten Tag. Wer krankheitsbedingt nicht zur Arbeit kommen kann, muss seine Arbeitsstelle möglichst schon vor Arbeitsbeginn darüber informieren und ihr mitteilen, wie lange man voraussichtlich fehlen wird. Gibt es keine betrieblichen Festlegungen, kann die Krankmeldung telefonisch oder per E-Mail an Vorgesetzte oder die Personalabteilung erfolgen. Selbstverständlich kann dies auch die Partnerin oder der Partner oder eine andere Person übernehmen. Empfehlenswert ist auch, das eigene Team oder direkte Vorgesetzte zu informieren. So lassen sich zum Beispiel die anstehenden Aufgaben besser verteilen und/oder Termine absagen.

• Bis zum 3. Tag benötigen Sie in der Regel keinen Krankenschein. Allerdings fordern einige Unternehmen trotzdem den Krankenschein schon ab dem 1. Tag. Bitte fragen Sie nach.
• Spätestens am vierten Arbeitstag muss die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in der Firma eintreffen. Wer zum Beispiel an einem Montag erkrankt, muss spätestens am Donnerstag seiner Firma den Nachweis vorlegen. Ist der erste Krankheitstag ein Mittwoch oder Donnerstag, müssen Sie den Krankenschein bis Montag abgeben, sofern der Betrieb am Wochenende geschlossen ist.
• Dauert die Krankheit länger an als auf dem Krankenschein angegeben, müssen Sie Ihrer Arbeitsstelle eine sogenannte Folgebescheinigung vorlegen, mit dem neuen voraussichtlichen Ende der Arbeitsunfähigkeit.
• Für Minijobber und Teilzeitkräfte, die nur tageweise im Betrieb sind, gelten dieselben Regelungen. Ihr Gehalt wird normal weitergezahlt, sie brauchen die Stunden nicht an anderen Tagen nachzuarbeiten.

Jeder Arbeitnehmende braucht einen Krankenschein. Zu den Arbeitnehmenden zählt, wer in einem Arbeitsverhältnis oder in einem betrieblichen Ausbildungsverhältnis steht. Ebenfalls als Arbeitnehmende anzusehen sind:

• Minijobber
• Teilzeitkräfte
• Personen, die Leistungen nach dem Altersteilzeitgesetz erhalten

Auch Arbeitslose und Beziehende von Grundsicherung müssen einen Krankenschein vorlegen.

Wer noch zur Schule geht oder studiert benötigt hingegen keinen Krankenschein, sondern meist ein ärztliches Attest.

Ihre Ärztin oder Ihr Arzt gibt die Diagnose auf Ihrer Bescheinigung verschlüsselt mithilfe eines ICD-Diagnoseschlüssels an. Wenn Sie wissen möchten, was der Diagnose-Code auf Ihrer Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung bedeutet, können Sie diese hier entschlüsseln.

Wer im Urlaub krank wird, sollte sich umgehend mit seiner Arbeitsstelle in Verbindung setzen. Wird die Krankheit durch ein Attest nachgewiesen, können Sie die Urlaubstage zu einem späteren Zeitpunkt nachholen. 

So geht's: 

1. Arztpraxis aufsuchen, Krankenschein ausstellen lassen.
2. Umgehend mit der Arbeitsstelle sowie der IKK classic (zum Beispiel per Telefon, E-Mail oder Fax) in Verbindung setzen: Beginn und voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit mitteilen sowie gegebenenfalls die Urlaubsanschrift.

Befinden Sie sich während Ihres Urlaubs im Ausland, dann muss Ihr Krankenschein innerhalb einer Woche nach Eintritt der Arbeitsunfähigkeit der IKK classic vorliegen.

Wenn Sie bei Rückkehr nach Deutschland weiter arbeitsunfähig sind, informieren Sie hierüber bitte unverzüglich Ihren Arbeitgeber – und selbstredend auch Ihre IKK classic.

Unter den genannten Voraussetzungen werden die bescheinigten Tage der Arbeitsunfähigkeit genauso behandelt, als wären Sie während der Arbeitszeit erkrankt. Arbeitnehmende erhalten weiterhin ihr Gehalt. Die durch Krankheit ausgefallenen Urlaubstage können Sie zu einem späteren Zeitpunkt nachholen.

Als Faustregel gilt: Sie müssen sich so verhalten, dass Sie möglichst schnell gesund werden. Unterlassen Sie alles, was dem Genesungsprozess zuwiderläuft. Wenn Ihre Ärztin oder Ihr Arzt nicht ausdrücklich Bettruhe verordnet hat, ist gegen einen Spaziergang nichts einzuwenden und kann sogar zur Genesung beitragen. Ein Besuch im Fitnessstudio dagegen trägt im Krankheitsfall kaum zur Genesung bei.

Auf gar keinen Fall sollten Sie sich krank zur Arbeit schleppen, weil sonst zu viel liegen bleibt oder man sein Team nicht hängen lassen möchte. Das birgt nicht nur die Gefahr einer möglichen Ansteckung anderer Personen, auch für die eigene Gesundheit kann die Überanstrengung negative Folgen haben. Daher sollten Sie Krankheiten besser vollständig auskurieren, um keinen Rückschlag zu riskieren. Nutzen Sie die Zeit bis zum Ende der Krankschreibung zur Erholung.

Vermeiden Sie in dieser Zeit auch, für andere Personen Gefälligkeitsarbeiten durchzuführen. Sieht dies zufällig Ihre Chefin oder Ihr Kollege, können Sie sogar eine Abmahnung oder Kündigung erhalten.

Weit verbreitet ist die Annahme, Arbeitnehmende dürften die gesamte Dauer der Krankschreibung nicht zur Arbeit erscheinen und hätten keinen Versicherungsschutz, wenn sie es dennoch tun.

Dem ist nicht so, denn: Auf dem Krankenschein steht immer die voraussichtliche Dauer der Arbeitsunfähigkeit. Wenn Sie sich wieder gesund und voll einsatzfähig fühlen, können Sie also wieder arbeiten gehen, obwohl eine Krankschreibung vorliegt. In diesem Fall informieren Sie uns bitte. Es ist keine „Gesundschreibung“ notwendig. Es empfiehlt sich jedoch, Ihre Ärztin oder Ihren Arzt zu kontaktieren, um eine Aktualisierung der elektronischen Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) zu veranlassen. Dadurch erhalten Krankenkasse und Arbeitgeber einen offiziellen Nachweis über die frühere Arbeitsfähigkeit. 

Wer jedoch am darauffolgenden Tag merkt, dass es doch keine gute Idee war wieder zu arbeiten, muss sich erneut seine Arbeitsunfähigkeit ärztlich bestätigen lassen.

Folgende Informationen sind unserer Erfahrung nach ebenfalls nützlich:

• Ihre Privatsphäre ist grundsätzlich auch in Bewerbungsgesprächen geschützt. Nach bestehenden Krankheiten darf nur gefragt werden, wenn sie in Zusammenhang mit dem Arbeitsplatz stehen. Dazu gehören beispielsweise Allergien, die ein Ausüben der Arbeit unmöglich machen würden. Führt eine Betriebsärztin oder ein Vertrauensarzt eine Einstellungsuntersuchung durch, gibt sie/er anschließend nur Auskunft, ob eine Bewerberin oder ein Bewerber gesundheitlich für die Stelle tauglich ist, ohne Ergebnisse mitzuteilen.
• Den Arbeitgeber zu spät informiert? Trotz Krankschreibung in Feierlaune? Wer gegen die Regeln verstößt, riskiert eine Abmahnung, im schlimmsten Fall sogar die Kündigung.
• Hauptberuflich selbstständig Erwerbstätige sowie unständig und befristet Beschäftigte können einen gesetzlichen Krankengeldanspruch ab dem 43. Tag der Arbeitsunfähigkeit wählen. Ergänzend zu diesem gesetzlichen Anspruch auf Krankengeld bietet die IKK classic mit dem IKK Wahltarif Krankengeld eine zusätzliche Absicherung des krankheitsbedingten Einkommensausfalls an – und zwar vom 15. Tag bis 42. Tag der Arbeitsunfähigkeit.

Die eAU ist eine elektronische Krankschreibung, die von Vertragsarztpraxen und Krankenhäusern digital an die IKK classic übermittelt wird.

Die elektronische Übermittlung der Arbeitsunfähigkeitsdaten an die Krankenkassen ist für alle Vertragsärztinnen und -ärzte sowie Krankenhäuser (nach einem Krankenhausaufenthalt) verpflichtend.

Seit dem 1. Oktober 2021 werden eAU von Arztpraxen und Krankenhäuser digital an die Krankenkassen übermittelt. Bis Ende des Jahres 2022 müssen Arztpraxen neben der Übermittlung der eAU an die Krankenkasse weiterhin eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (zur Vorlage beim Arbeitgeber) in Papierform ausstellen.

Seit dem 1. Januar 2023 sind Arbeitgeber verpflichtend in das elektronische Verfahren mit eingebunden (ursprünglich geplant war der 1. Juli 2022).

Zum 1. Januar 2024 entfällt auch für arbeitslose Versicherte die Nachweispflicht gegenüber der Bundesagentur für Arbeit. Ab diesem Zeitpunkt sind dann ebenfalls die Agenturen für Arbeit gesetzlich berechtigt, die eAU elektronisch bei den Krankenkassen abzurufen.

Die abruffähigen Fehlzeiten werden ab dem 1. Januar 2025 erweitert um Zeiten der Rehabilitationsmaßnahmen, die von Krankenkassen sowie von Renten- und Unfallversicherungsträgern durchgeführt werden.

Wie das eAU-Verfahren genau funktioniert, erfahren Sie in unserem Erklärvideo.

Ja, laut § 109 SGB IV müssen Krankenkassen nach Eingang der AU-Daten diese für Arbeitgeber zum Abruf bereitstellen und Arbeitgeber müssen die AU-Daten bei der Krankenkasse elektronisch abrufen.

Die Arbeitgeber fordern die AU-Daten bei den Krankenkassen durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen an.

Arbeitgeber, die kein systemgeprüftes Programm einsetzen, können die Meldungen an die Krankenkasse auch mittels elektronisch gestützter systemgeprüfter Ausfüllhilfen an die Datenannahmestellen übermitteln (z.B. SV-Meldeportal).

Arbeitgeber, die systemgeprüfte Programme einsetzen, können für einzelne Meldungen auch elektronisch gestützte systemgeprüfte Ausfüllhilfen nutzen.

Die Meldungen sind durch Datenübertragung zu übermitteln. Das Verfahren zur Datenübertragung muss den jeweils geltenden technischen Standards entsprechen. Für die Übermittlung der Daten sind die Gemeinsamen Grundsätze für die Kommunikationsdaten gemäß § 28b Abs. 1 Satz 1 Nr. 4 SGB IV sowie die Gemeinsamen Grundsätze Technik gemäß § 95 SGB IV in der jeweils geltenden Fassung zu beachten.

Es werden AU-Daten im elektronischen Verfahren unter Angabe der Versicherungsnummer des arbeitsunfähigen Beschäftigten und dem Datum des Beginns der Arbeitsunfähigkeit durch den dafür berechtigten Arbeitgeber abgefragt.

Die Krankenkasse sendet dem Arbeitgeber nach elektronischer Anfrage folgende Daten:

• Name des Beschäftigten
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Datum der ärztlichen Feststellung der Arbeitsunfähigkeit
• Information, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt
• Information, ob ein (Arbeits-)Unfall oder die Folge einer Berufskrankheit vorliegen könnte

Der Abruf der AU-Daten darf erst dann erfolgen, wenn der Arbeitnehmer die Arbeitsunfähigkeit und deren Attestierung bei seinem Arbeitgeber gemeldet hat.  Pauschale Anfragen sind unzulässig.

Idealerweise fordert der Arbeitgeber die AU-Daten bei der Krankenkasse erst einen Kalendertag nach ärztlicher Feststellung oder nach dem bisherigen Ende der (ihm bekannten) Arbeitsunfähigkeit an. Dadurch werden ablehnende Mitteilung, z. B. Rückmeldegrund „4 – eAU/Krankenhausmeldung liegt nicht vor“ und manuelle Nacharbeiten vermieden.

Die Anzahl möglicher Anfragen ist grundsätzlich nicht begrenzt. Sie können jedoch denselben AU-Zeitraum nur einmal innerhalb von 14 Tagen anfragen. Nach Ihrer Anfrage erhalten Sie die AU-Daten. Liegen der IKK classic (noch) keine Daten vor, erhalten Sie eine Zwischenmitteilung.

Bei einem nachträglichen Eingang innerhalb von 14 Tagen werden Ihnen die AU-Daten automatisch übermittelt. Sollten Sie 14 Tage nach Ihrer Anfrage keine Daten erhalten haben, liegt uns keine passende Arbeitsunfähigkeit vor. Benötigen Sie weiterhin die Daten, fordern Sie bitte erneut den AU-Zeitraum bei uns an.

Bei jeder Rückmeldung durch die Krankenkasse können dem Arbeitgeber folgende Werte übermittelt werden (entsprechend der Feldbezeichnungen im Übermittlungsprogramm):

• AU_ab_AG
• AU_seit
• Voraussichtlich_AU_bis
• Festgestellt_am
• Kennzeichen_aktuelle_Arbeitsunfaehigkeit
• Arbeitsunfall
• D_Arzt_zugewiesen (Durchgangsarzt)
• Sonstiger_Unfall_Unfallfolgen
• Aufnahmetag (bei KHB)
• Voraussichtliche_Dauer_der_KH_Behandlung (bei KHB/stationäre Vorsorge, bzw. Rehabilitation)
• Erstbescheinigung / Folgebescheinigung

Die Krankenkassen benötigen für den elektronischen Versand der AU-Daten aus Datenschutzgründen eine „Empfängeradresse“ in Form einer Absendernummer. Daher ist eine Anfrage des Arbeitgebers erforderlich, um zu wissen, wer der Adressat für die elektronische Rückmeldung ist.

Zuständig ist die Krankenkasse bei dem der Arbeitnehmer bzw. die Arbeitnehmerin zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit gesetzlich krankenversichert ist.

Eine Krankenkasse ist nur dann nicht zuständig, wenn der Krankenkasse die Person nicht bekannt ist, für den angefragten AU-Zeitraum keine Mitgliedschaft oder Versicherung besteht und bereits über den vollzogenen Krankenkassenwechsel oder einer Beendigung wegen einer privaten Versicherung bzw. wegen Verzug ins Ausland vorliegt.

Liegt keine Zuständigkeit der Krankenkasse vor, erhält der Arbeitgeber eine Mitteilung mit dem Rückmeldegrund „1 – unzuständige Krankenkasse“.

Grundsätzlich das Gleiche, wie bei einer ausgestellten Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung durch eine Vertragsarztpraxis. Der Arbeitgeber fordert sich proaktiv die AU-Daten nach Mitteilung durch den Arbeitnehmer über den Krankenhaus-, bzw. stationären Rehabilitationsaufenthalt bei der Krankenkasse an.

Die Abfragen der AU-Daten durch die Arbeitgeber bei den Krankenkassen dürfen nur durch eine gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung aus systemgeprüften Programmen abgegeben werden.

Beauftragt der Arbeitgeber einen Dritten (Dienstleister, Steuerberater etc.) mit dem Abruf, darf dieser die Daten verarbeiten.

Eine Berechtigung zum Abruf der AU-Daten durch den Arbeitgeber liegt dann vor, wenn:

• der Arbeitnehmer zum Zeitpunkt der Arbeitsunfähigkeit bei dem Arbeitgeber beschäftigt ist,
• der Arbeitnehmer dem Arbeitgeber die abzurufende Arbeitsunfähigkeit sowie deren voraussichtliche Dauer nach § 5 Abs. 1 Satz 1 EntgFG mitgeteilt hat und
• der Arbeitnehmer bei der abzurufenden Krankenkasse gesetzlich krankenversichert ist.

Ja. Allerdings besteht dafür keine rechtliche Notwendigkeit.

Möchten Sie Informationen zum weiteren AU-Zeitraum haben, können Sie eine elektronische Anfrage zum Ende der Entgeltersatzleistung über den Datenaustausch Entgeltersatzleistungen an die IKK classic senden.

Ja. Nach einer proaktiven Anforderung erhalten Arbeitgeber auch AU-Daten für Minijobber.

Ausnahme: Für Minijobber, die in einem Privathaushalt arbeiten, gilt das eAU-Verfahren nicht. Sie müssen ihrem Arbeitgeber weiterhin die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform vorlegen.

Hinweis: Damit Arbeitgeber die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung ihrer gesetzlich versicherten Minijob-Beschäftigten abrufen können, müssen sie auch deren Krankenkasse kennen und sollten diese im Lohnabrechnungsprogramm erfassen.

Die anruffähigen Fehlzeiten wurden ab dem 1. Januar 2025 erweitert um Zeiten der stationären Vorsorge- bzw. Rehabilitationsmaßnahmen, die von Krankenkassen sowie von Renten- und Unfallversicherungsträgern durchgeführt werden.

Hier handelt es sich nicht um eine Arbeitsunfähigkeit, sondern um ein Verbot der weiteren Ausübung der Tätigkeit nach dem Mutterschutzgesetz. Daher ist Schwangerschaft / Mutterschaft nicht Teil des eAU-Verfahrens.

Wird eine schwangere Arbeitnehmerin aufgrund Schwangerschaftsbeschwerden arbeitsunfähig krank, zählt dies zum eAU-Verfahren.

Das eAU-Verfahren gilt nur für gesetzlich versicherte Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer.

Privat versicherte Arbeitnehmer sind von der eAU ausgenommen und erhalten ihre Arbeitsunfähigkeit weiterhin in Papierform und müssen diese selbst an ihren Arbeitgeber und die private Krankenversicherung bzw. Beihilfestelle senden.

Ihre Arztpraxis übermittelt Ihre Krankschreibung elektronisch direkt an die IKK classic. Sie müssen also nichts mehr bei uns einreichen. Sie erhalten aktuell nur noch einen Ausdruck für Ihre Unterlagen.

Nur wenn die Arztpraxis Ihnen mitteilt, dass sie die eAU noch nicht übermitteln kann, erhalten Sie die Ausfertigung für die Krankenkasse und müssen diese dann bei Ihrer IKK classic einreichen.

Ausnahme: Werden Sie im Ausland oder in einer privatärztlichen Praxis krankgeschrieben, müssen Sie Ihre Krankmeldung wie bisher innerhalb einer Woche bei uns eingereicht haben.

Ist der Arztpraxis bei Feststellung der Arbeitsunfähigkeit bekannt, dass eine technische Störung vorliegt, die nicht innerhalb von 24 Stunden gelöst wird, ist die Arztpraxis verpflichtet, eine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung in Papierform auszustellen.

In diesem Fall müssen Sie – wie bisher auch – die Krankmeldung bei uns einreichen.

Seit dem 1. Januar 2023 müssen Sie sich nicht mehr um die Weitergabe der Krankmeldung in Papierform an den Arbeitgeber kümmern. Sie melden sich dann nur noch unverzüglich – wie bisher auch – bei Ihrem Arbeitgeber krank. So erfährt die Firma von Ihrer Arbeitsunfähigkeit und ruft dann Ihre Arbeitsunfähigkeitsdaten bei uns auf digitalem Wege ab.

In Ausnahmefällen (z. B. bei arbeitslos gemeldeten Personen) oder auf eigenem Wunsch können Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen für Arbeitgeber noch ausgedruckt werden.

Die eAU beinhaltet in der Regel die gleichen Daten, wie die bisherige Krankmeldung in Papierform:

• Name und Versichertennummer
• Beginn und Ende der Arbeitsunfähigkeit
• Feststellungsdatum
• Information, ob es sich um eine Erst- oder Folgebescheinigung handelt
• Information, ob ein (Arbeits-)Unfall oder die Folge einer Berufskrankheit vorliegen könnte
• Diagnose

Die Diagnose und Arztpraxis werden Ihrer Arbeitsstelle vorenthalten.

Ihre persönlichen Daten bleiben bei alldem geschützt. Denn Ihre Krankschreibung wird nicht per E-Mail oder WhatsApp an Ihre Krankenkasse weitergeleitet. Ihre Ärztin oder Ihr Arzt nutzt ein für solche sensiblen Informationen eigens entwickeltes Netz – die Telematikinfrastruktur. Dort haben nur Personen oder Institutionen des Gesundheitswesens Zugang und alle Nachrichten sind besonders verschlüsselt.

Die strengen und sensiblen Vorschriften der europäischen Datenschutzverordnung (DGSVO) werden eingehalten.

Da bei Ihnen zuhause keine Verbindung zur Telematikinfrastruktur (TI) besteht, erhalten Sie Ihre digitale Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung üblicherweise im Nachgang von Ihrer Arztpraxis.

Dennoch können Ärztinnen und Ärzte im Vorfeld der Diagnose unausgefüllte Krankschreibungen mit der Praxissoftware erstellen, die nach der Visite vor Ort ausgefüllt und unterschrieben werden können. Die Exemplare für die eigenen Unterlagen und die Arbeitsstelle erhält die Patientin oder der Patient direkt. Zurück in der Praxis wird die Krankschreibung auf die Praxissoftware übertragen und über die verbundene TI an die Krankenkasse weitergeleitet.

Nein. Die Krankmeldung wegen Erkrankung des Kindes ist nicht Bestandteil des eAU-Verfahrens.